İş bu Kişisel Verileri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası (“Politika”)‘nın amacı, Sevinç Eksport Tekstil Ticaret Limited Şirketi (“Sevinç Tekstil”)’nin, kişisel verilerin saklanması, imhası ve anonimleştirilmesine ilişkin 1982 Anayasası, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili tebliğ, yönetmelik ve genelgelerde belirlenen kurallar gereği uygulamayı prensip edineceği temel ilkeleri ortaya koymaktır.
Bu kapsamda politika, veri sorumlusu sıfatıyla uhdemizde bulundurduğumuz kişisel verilerin saklanması ve imhası konusunda başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumakla birlikte 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve diğer ilgili mevzuatta belirlenen kurallar çerçevesinde, Sevinç Tekstil’in kişisel veri saklama ve imhası konusunda uyacağı usul ve esaslar konusunda yol gösterici bir nitelik teşkil etmektedir.
Kişisel verilerin saklanması, imhası ve anonimleştirilmesine ilişkin iş ve işlemler, Sevinç Tekstil tarafından yukarıda gösterilen amaçlar için hazırlanmış olan iş bu Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.
Sevinç Tekstil’in kişisel verileri işlediği herhangi bir sürece dâhil olan tüm departmanları, çalışanları, çalışan adayları, müşteriler, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Sevinç Tekstil’in sahip olduğu ya da Sevinç Tekstil tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.
| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası | Sevinç Tekstil’in uhdesinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı. |
| Kanun/KVKK | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
| Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
| Kişisel Veri | Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
| Kişisel Verilerin Silinmesi | Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi. |
| Kişisel Verilerin Yok Edilmesi | Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi. |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi. |
| Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’ de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
| Veri Sahibi/İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
| Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu. |
Sevinç Tekstil kişisel verileri; Sevinç Tekstil adına kullanılan sunucular, ağ cihazları, yazılımlar, bilgi güvenliği cihazları, ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri, kişisel bilgisayarlar, mobil cihazlar, çıkartılabilir bellekler (flash diskler), yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi, dijital video kayıt cihazları gibi elektronik ortamlarda ve kağıt, manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri), yazılı, basılı, görsel ortamlar gibi elektronik olmayan ortamda kayıt altında tutmakta ve saklamaktadır.
Sevinç Tekstil tarafından; Sevinç Tekstil’in kişisel verileri işlediği herhangi bir sürece dâhil olan tüm departmanları, çalışanları, çalışan adayları, müşteriler, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan diğer üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
Kişisel veriler, Kanun, yönetmelik, genelge gibi diğer ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre ile sınırlı olarak saklanacaktır. Buna göre Sevinç Tekstil; (i) kanunlarda açıkça öngörülmesi, (ii) fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması, (iii) bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, (iv) hukuki yükümlülüğün yerine getirebilmesi için zorunlu olması (v) bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, (vi) Veri Sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Veri Sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hallerinde Kişisel Verileri mevzuata uygun olarak saklamakla yükümlüdür. Sevinç Tekstil ayrıca; (i) Açık Rıza alınması, (ii) Kanun’un 5(2) ve 6(3) maddelerinde yer verilen istisnaların bulunması durumunda Kişisel Verileri saklama hakkını haizdir.
Bu doğrultuda öncelikle kişisel verilerin saklanması için mevzuatta öngörülen bir süre olup olmadığı tespit edilmekte, mevzuatta bir süre öngörülmüşse (• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, • 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, • 4857 sayılı İş Kanunu vb. Kanunlar ile bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar) bu süreye uyulmaktadır. Mevzuatta bir süre öngörülmemişse kişisel veri, işlendiği amaç için gerekli, makul ve hukuka uygun bir süre kadar saklanmaktadır. Bu kişisel veriler mevzuata ve iş bu Politikaya uygun olarak silinmekte, yok edilmekte ve anonim hale getirilmektedir.
Sevinç Tekstil ticari faaliyetleri nedeniyle işlemekte olduğu kişisel verileri; insan kaynakları süreçlerinin yönetilmesi, kurumsal iletişimin sağlanması, şirket güvenliğinin sağlanması, istatistiksel finans çalışmalarının yapılması, akdedilen sözleşme ve protokoller nedeniyle ticari süreçlerin yönetilmesi, iş bu sözleşme ve protokoller nedeniyle sahip olduğu yasal hakların kullanılması ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, yasal düzenlemelerden doğan hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek/ tüzel kişilerle irtibatın sağlanması, raporlamaların yapılması, çağrı merkezi süreçlerinin yönetilmesi, ileride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklara ilişkin ispat yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla saklamaktadır.
Kişisel veriler Sevinç Tekstil tarafından; veri işlenmesine ilişkin ilgili mevzuat hükümlerinin değişmesi veya ilgası, veri işlenmesini yahut saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, kişisel verilerin yalnızca açık rıza ile işlendiği hallerde ilgili kişinin açık rızasını geri alması, ilgili kişinin Kanunun 11. maddesinin (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verileri işleme faaliyetine ilişkin usule uygun başvuru yapması, taraflar arasındaki sözleşmenin hiç kurulmamış olması, sözleşmenin geçersiz olması, sözleşmenin kendiliğinden sona ermesi, sözleşmenin feshi veya sözleşmeden dönülmesi, kişisel verinin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı gerektirecek haklı neden bulunmaması durumlarında ilgili kişinin talebi üzerine ya da re’ sen silinir, yok edilir ya veya anonim hale getirilir.
Sevinç Tekstil; kişisel verilerin muhafazasını ve güvenliğini sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik/teknolojik ve idari tedbirleri almaktadır.
Sevinç Tekstil, kendi kurum veya kuruluşunda, bu Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla Kişisel Veri Saklama, İmha ve Anonimleştirme Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
Sevinç Tekstil ile veri işleyen kişiler, öğrendikleri kişisel verileri bu Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamazlar. Bu yükümlülük veri işleyen kişilerin görevden ayrılmalarından sonra da devam edecektir.
Sevinç Tekstil bu kapsamda; kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıda belirtilenlerle birlikte ancak bununla sınırlı olmaksızın diğer tüm gerekli teknik/teknolojik ve idari tedbirleri almaktadır.
a. Sevinç Tekstil kişisel verilerin korunmasına ve imhasına yönelik olarak çalışanlarını bilinçlendirmektedir. Bu kapsamda, çalışanlara rolleri ve sorumlulukları anlatılmış, “yasaklanmadıkça her şey serbest” değil “izin verilmedikçe her şey yasak” prensibi hakkında bilgilendirme yapılmıştır.
b. Kişisel veri korunması ve imhasıyla ilgili tüm süreçler detaylı olarak incelenmekte, kişisel verinin güvenliğine ve imhasına yönelik faaliyetler açık, belirlenebilir ve tespit edilebilir olmaktadır.
c. Sevinç Tekstil kişisel verilerin korunması ve imhasıyla ilgili her türlü tedbiri almakta ve iş bu kişisel verilerin korunması ve imhasıyla ilgili olarak hukuka uygunluğu her şartta sağlayacağını garanti etmektedir.
d. Sevinç Tekstil, işlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirmektedir.
e. Sevinç Tekstil, kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve güvenliğine ilişkin sözleşme akdederek yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlamaktadır.
f. Sevinç Tekstil, erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında işbu Politika kapsamında gerekli düzenlemeleri yapmıştır.
g. İhlal durumunda kurumsal iletişim prosedürleri ve bilgilendirme süreçleri işbu Politika da belirleniştir.
h. İş birimi bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak Şirket içinde Kişisel Verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmış ve uygulanmaktadır.
i. Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
j. Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
a. Kişisel verilerin korunması ve imhasına ilişkin olarak teknolojik gelişmelerin elverdiği maksimum seviyede önlemler alınmakta, alınan bu önlemler gelişen teknolojiyle birlikte sürekli olarak güncellenmektedir.
b. Kişisel verilerin imhası ve korunmasına yönelik güvenliğin sağlanması amacıyla gerekli teknolojik sistemler ve yazılımlar kurulmaktadır.
c. İşlenmekte olan kişisel verilerin güvenliğine ve korunmasına ilişkin gerekli teknik sistem ve yazılımlara erişim yetkisi belirlenen işleme amacı doğrultusunda ancak ilgili çalışanla sınırlı olmaktadır.
d. Teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
e. Ağ güvenliğini sağlamak için gerekli yazılım ve donanım kurulmakta, yetki kontrolleri ve sızma testleri 6 aylık aralıklarla gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamda güvenlik duvarları ve saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
f. İş birim bazlı belirlenen hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak yetki matrisi oluşturulmuş, kişisel hesap yönetimi sistemi kurulmuş ve şifreleme sistemleri aktive edilmiştir.
g. Bu kapsamda virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılım ve donanımlar kurulmakta, log kayıtları tutulmakta, düzenli yedeklemeler yapılmaktadır.
h. Sevinç Tekstil’in bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
i. Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
j. Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
Kişisel verilerin korunması ve imhasına yönelik olarak Sevinç Tekstil; teknik/teknolojik ve idari tedbirlerin uygulanması, bu uygulamaların Kanun ve diğer mevzuata ve Sevinç Tekstil’ in politikasına uygunluğunun ve uyumunun denetimi için şirket içi denetim yapmaktadır.
Şirket içi denetimler sonucunda Kişisel Veri Koruma, İmha ve Anonimleştirme Politikasının ve mevzuatın uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilmektedir.
Denetim sırasında yahut harici bir şekilde veri sorumlusu sıfatıyla Sevinç Tekstil’ in sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması halinde, Sevinç Tekstil bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirecek ve gerekli tüm hukuki ve/veya teknik/ teknolojik aksiyonları alacaktır.
Kanun ve diğer ilgili yasal düzenlemeler gereği Sevinç Tekstil, kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde yahut yasal mevzuat ve/veya iş bu imha politikasında belirlenen saklama süresi geçtikten sonraki ilk periyodik imha süresinde kişisel verileri resen veya ilgili kişinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanmaktadır.
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Sevinç Tekstil bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi, yok etmesi veya anonim hale getirmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, bu konuda uzmanı olan kişi tarafından kişisel veriler hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde Sevinç Tekstil’ in tercihine iş bu politika ve yasal mevzuat hükümlerine göre silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Sevinç Tekstil, kişisel verilerin hukuka uygun olarak silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi ile ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.
Kişisel veriler herhangi bir kayıt sistemi olmadan otomatik olmayan yollarla fiziki olarak da işlenebilmektedir. İşlenen bu verilerin sonradan kullanılması mümkün olmayan şekilde fiziki olarak silinmesi işlemidir.
Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ilgili kullanıcılara görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.
Ayrıca Sevinç Tekstil’in tercihine göre üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak geri döndürülemeyecek veya teknolojik çözümlerle okunmayacak şekilde karartma işlemi de uygulanır.
Kısmen veya tamamen otomatik yollarla işlenen ve saklama süreleri sona eren kişisel verilerin, bu kayıtların tutulduğu sistemden/ yazılımdan bir daha kullanılamayacak ve erişilemeyecek şekilde silinmesi işlemidir.
Bulut sisteminde yer alan veriler mevcut olduğu takdirde ilgili verilere ilişkin sil komutu verilerek bulut sisteminde yer alan verilerin tekrar kullanılamayacak bir biçimde silinmesi sağlanır.
Ayrıca merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması suretiyle de dijital ortamda yer alan verinin silinmesi ve erişilemez hale gelmesi sağlanır.
Taşınabilir medyada yani flash disk vb. ortamlarda bulunan veriler uygun yazılımlar kullanılarak silinecektir.
Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilir.
Fiziksel Yok Etme; Fiziksek olarak (kağıt ortamında) yer alan ve saklama süreleri sona eren kişisel veriler evrak imha makinelerinde tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. Söz konusu ortamlardaki kişisel veriler, kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılı olduğundan ana ortam yok edilir. Bu işlem gerçekleştirilirken ortamı kağıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta, mümkünse yatay ve dikey olarak, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölünür.
Orijinal kağıt formattan, tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan kişisel verilerin ise bulundukları elektronik ortama göre aşağıda belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilir.
Üzerine Yazma; Uygun yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir.
De- Manyetize Etme; manyetik/dijital/ teknolojik ve optik donanım/medya yüksek manyetik alana maruz bırakılarak (de-manyetize etme) verilerin erişilmez kılınması sağlanır. Bu yöntemle kişisel verilerin erişilemez kılınmasıyla ilgili başarı sağlanamazsa ancak optik medya donanımının fiziksel olarak yok edilmesi suretiyle yok etme işlemi tamamlanacaktır.
Fiziksel Yok Etme;Optik medya veya manyetik medyanın eritme, toz haline getirme, öğütme ve benzeri işlemlerle fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Manyetize etme veya üzerine yazma metotlarının başarısız olduğu durumlarda uygulanabilir.
Bulut Sistemleri;Bulut sistemleri üzerinde tutulan Kişisel Verilerin yok etme bildiriminin anlaşmalı servis sağlayıcıya yapılmasının ardından Kişisel Verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının İmha edilmesi işlemidir.
Çevresel Sistemlerde Yer Alan Kişisel Verilerin Yok Edilmesi;Yazıcı, parmak izi ünitesi, kapı giriş turnikesi gibi sistemler içerisinde yer alan ve Kişisel Verileri barındıran, mevcut ise iç ünite, mevcut değil ise tüm cihaz üzerinde üzerine yazma, manyetize etme veya fiziksel yok etme uygulanarak yapılması gereken yok etme işlemidir. Bu tip yok etme işlemlerinin, cihazların yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi olmasından önce uygulanması zorunludur.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Sevinç Tekstil bir kişisel verinin silinmesi ya da yok edilmesi yerine anonim hale getirilmesine karar vermesi durumunda için aşağıdaki şartları yerine getirir:
a. Anonim Hale Getirilmiş veri kümesinin bir başka veri kümesiyle birleştirilerek anonim durumun bozulamaması,
b. Bir ya da birden fazla değerin bir kaydı tekil hale getirebilecek şekilde anlamlı bir bütün oluşturulmaması,
c. Anonim Hale Getirilmiş veri kümesindeki değerlerin birleşip bir varsayım veya sonuç üretebilir hale gelmemesi.
Yukarıda sayılan riskler sebebiyle Sevinç Tekstil anonim hale getirdiği veri kümeleri üzerinde düzenli kontrolleri yapar ve anonim durumun korunduğundan emin olur.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi sırasında Sevinç Tekstil çalışanları aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek Anonim Hale Getirme işlemini gerçekleştirir:
Global Kodlama;İş bu teknik ile kişisel verinin özel içeriğinden daha genel bir içerik oluşturularak kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Global kodlama yöntemi alt ve üst sınır kodlamanın uygulanması mümkün olmayan, sayısal değerler içermeyen veya numerik olarak sıralanamayan değerlere sahip veri kümelerinde kullanılan bir gruplama yöntemidir. Genelde belli değerlerin öbeklenerek tahmin ve varsayımlar yürütmeyi kolaylaştırdığı hallerde kullanılır. Seçilen değerler için ortak ve yeni bir grup oluşturularak veri kümesindeki tüm kayıtlar bu yeni tanım ile değiştirilir.
Mikro Birleştirme;İş bu teknik ile öncelikle kişisel veriler anlamlı bir sıraya dizilerek gruplara ayrılacak, daha sonra grupların ortalaması hesaplanarak elde edilen değer, mevcut gruptaki ilgili verilerin yerine yazılarak anonimleştirme sağlanacaktır.
Bölgesel Gizleme;Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri topluluğu içinde, kategorilendirmeyi sağlayacak istisna durumda olan veriye ilişkin belirleyici niteliği mevcut verinin silinmesidir. Belli bir kayda ait değerlerin yarattığı kombinasyon çok az görülebilir bir durum yaratıyorsa ve bu durum o kişinin ilgili toplulukta ayırt edilebilir hale gelmesine yüksek olasılıkla sebep olabilecekse istisnai durumu yaratan değer “bilinmiyor” olarak değiştirilir.
Genelleştirme;Birden fazla şahsa ait kişisel verilerin bir araya getirilerek, ayırt edici nitelikteki bilgilerinin kaldırılması sonrasında, herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek nitelikte istatistiki veri oluşturma yöntemidir.
Değişkenleri Çıkarma;İlgili kişiye ait veriler içerisinde yer alan kişiyi doğrudan tespite yarayan kayıtların çıkarılarak anonim hale getirilmesidir. Değişkenlerden birinin veya birkaçının tablodan bütünüyle silinerek çıkartılmasıyla sağlanan bir Anonim Hale Getirme yöntemidir. Böyle bir durumda tablodaki bütün sütun tamamıyla kaldırılacaktır.
Kayıtları Çıkarma;Bu yöntemde ise veri kümesinde yer alan tekillik ihtiva eden bir satırın çıkartılması ile anonim durum kuvvetlendirilir ve veri kümesine dair varsayımlar üretebilme ihtimali düşürülür.
Örnekleme;Örnekleme yönteminde bütün veri kümesi yerine, kümeden alınan bir alt küme açıklanır veya paylaşılır. Böylelikle bütün veri kümesinin içinde yer aldığı bilinen bir kişinin açıklanan ya da paylaşılan örnek alt küme içinde yer alıp almadığı bilinmediği için kişilere dair isabetli tahmin üretme riski düşürülmüş olur. Örnekleme yapılacak alt kümenin belirlenmesinde basit istatistik metotları kullanılır.
Veri Değiş Tokuşu;Veri değiş tokuşu yöntemi, kayıtlar içinden seçilen çiftlerin arasındaki bir değişken alt kümeye ait değerlerin değiş tokuş edilmesiyle elde edilen kayıt değişiklikleridir. Bu yöntem temel olarak kategorize edilebilen değişkenler için kullanılmaktadır ve ana fikir değişkenlerin değerlerini bireylere ait kayıtlar arasında değiştirerek veri tabanının dönüştürülmesidir.
Gürültü Ekleme;Bu yöntem ile seçilen bir değişkende belirlenen ölçüde bozulmalar sağlamak için ekleme ve çıkarmalar yapılır. Bu yöntem çoğunlukla sayısal değer içeren veri kümelerinde uygulanır. Bozulma her değerde eşit ölçüde uygulanır.
Sevinç Tekstil kişisel verilerin niteliği, büyüklüğü, işlenme amacı, saklama süresi vb. gibi niteliklerini değerlendirerek kişisel verilerin silinmesine, yok edilmesine, anonim hale getirilmesine ilişkin en uygun yöntemi tercih etmektedir.
Sevinç Tekstil kişisel verileri aşağıdaki tabloda yer alan ve mevzuatta öngörülen süre boyunca saklayacaktır. Ayrıca Sevinç Tekstil her yıl Ocak ayının ve Temmuz ayının son haftasında periyodik imha süreci kapsamında kişisel veri politikası ve ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda kişisel verileri imha edecektir.
| SÜREÇ | SAKLAMA SÜRESİ | İMHA SÜRESİ |
|---|---|---|
| Sözleşmelerin akdedilme safhasındaki görüşmeler kapsamında işlenen müşteri adaylarına ait veriler |
Sözleşme görüşmelerinin olumsuz sonuçlanmasından itibaren 6 ay |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| Akdedilen sözleşmelere ilişkin borçların ifası veya hakların kullanılması amacıyla işlenen veriler |
Sözleşmeninsona ermesinden/ feshedilmesinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| İnsan Kaynakları süreçlerinin yönetimi amacıyla işlenen çalışanlara ait veriler |
Çalışanın iş akdinin sona ermesinden/feshedilmesinden itibaren itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| Çalışanlara ait kişisel sağlık dosyaları |
29/12/2012 tarihli İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 7. Maddesi gereği çalışanın iş akdinin sona ermesinden/ feshedilmesinden itibaren 10 yıl |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| İnsan kaynakları süreçlerinin yönetimi amacıyla işlenen çalışan adaylarına ait veriler |
Çalışan adayına ilişkin insan kaynakları sürecinin sona ermesinden itibaren 6 ay |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| Kamera kayıtları | Görüntü kaydının gerçekleştirildiği günden itibaren 15 gün |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| Çağrı merkezi ses kayıtları |
6563 Sayılı Kanun ve İlgili Mevzuat kapsamında Ses kaydının gerçekleştirildiği günden itibaren 3 yıl |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| Sevinç Tekstil’ e ait işyerine ziyaretçi girişinde işlenen ziyaretçiye ait veriler |
Verinin kaydedildiği günden itibaren 2 yıl |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| Çerezler ve Log Kayıtları | Verinin kaydedildiği günden itibaren 1 yıl |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| İnsan kaynakları süreçlerinin yönetimi amacıyla işlenen çalışanlara ait Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri bilgileri |
Çalışanın iş akdinin sona ermesinden/feshedilmesinden itibaren itibaren 1 yıl | Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| İnsan kaynakları süreçlerinin yönetimi amacıyla işlenen çalışanlara ait Biyometrik Veriler |
Çalışanın iş akdinin sona ermesinden/feshedilmesinden itibaren itibaren 1 yıl |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
| Çalışanlara ait Lokasyon bilgileri |
Verinin kaydedildiği günden itibaren 2 ay |
Saklama süresinin sona ermesini takiben ilk periyodik imha süresinde |
Veri sahiplerinin Sevinç Tekstil’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiği durumlarda Sevinç Tekstil, kişisel verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder ve buna bağlı ilgili aksiyonları alır.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Sevinç Tekstil, veri sahiplerinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgiliye bilgi verir.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Sevinç Tekstil ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını veri sahibine en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.
| UNVAN | GÖREV |
|---|---|
| CEO | Kişisel verilerin işlenmesine, saklanmasına ve imhasına ilişkin tüm çalışanların şirket politikalarına ve mevzuat hükümlerine uygun hareket etmesinden sorumludur. |
| MUHASEBE YÖNETMENİ | Kişisel veri politikalarının hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması, güncellenmesi ve şirket ile Kurul arasındaki iletişimin sağlanmasından sorumludur. |
| RİSK YÖNETMENİ | Görevlerine uygun olarak kişisel verilere ilişkin şirket politikalarının yürütülmesinden sorumludur. |
| BİLGİ TEKNOLOJİLERİ SORUMLUSU | Kişisel verilerin işlenmesine, saklanmasına ve imhasına ilişkin şirket politikalarının uygulanmasına ilişkin ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur. |
İlgili mevzuatta yapılacak her türlü resmi değişikliğin ardından bu değişiklerle uyumlu olacak şekilde Sevinç Tekstil tarafından işbu Politika da değişiklik yapılabilir. KVKK ve bağlı mevzuat düzenlemeleri ile işbu Politika arasında bir uyumsuzluk olması halinde KVKK ve bağlı mevzuat düzenlemeleri esas alınır.
Sevinç Tekstil, Politika üzerinde yapılan değişiklikleri ve incelenebilecek şekilde güncellenen Politikayı e-posta yolu ile çalışanlarıyla paylaşacaktır.
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır.
İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası 01/10/2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir.